Deplacements et mobilite - Intranet
Deplacements et mobilite
Déplacement et mobilité
Politique de déplacement
la seconde classe est la norme pour tous, sauf pour les collaborateurs disposant d’une carte Liberté (anciennement « abonnement Fréquence »).
Cette carte est attribuée et suivie par le service des moyens généraux.
Réservation obligatoire via HAVAS VOYAGES
Toutes les commandes de billets de train doivent passer par notre prestataire dédié :
dijon.affaires@havasvoyages.fr
Ce circuit unique garantit une gestion centralisée, des tarifs optimisés et une meilleure traçabilité.
Les voyages en avion sont interdits, sauf autorisation préalable.
Avant tout déplacement en avion.
Vous devez adresser une demande d’autorisation au :
Secrétaire Général – Martin PRIMARD
martin.primard@quadral.fr
L’objectif : réduire l’empreinte carbone de nos déplacements et adopter une mobilité plus responsable.
Pour garantir une gestion centralisée et un suivi optimal, tous les billets de train et d’avion doivent être réservés exclusivement via cette agence.
Coordonnées de notre agence HAVAS
BTC de Strasbourg
+33 (3) 88 34 87 55
strasbourg.affaires@havasvoyages.fr
11 rue de la Durance – 67100 Strasbourg – France
Remboursements & plafonds
Plafonds de remboursement
- 155 € TTC / nuit, petit-déjeuner inclus, pour Paris et Lyon
- 140 € TTC / nuit, petit-déjeuner inclus, pour le reste du territoire
Lors d’événements à forte affluence (ex. : Congrès HLM, MIPIM, SIM), une hausse exceptionnelle des tarifs peut être acceptée.
L’autorisation est possible uniquement si les réservations sont gérées par :
- le service des moyens généraux (Barbara Bernard)
- ou le service marketing
Les consommations de bar ou minibar restent à la charge du collaborateur.
Plafond de remboursement
Les frais de repas ne doivent pas dépasser 35 € TTC par personne.
Informations obligatoires à renseigner
Pour assurer la déductibilité fiscale, les éléments suivants doivent être précisés :
- le nom de chaque convive (interne ou externe)
- leur société d’appartenance
- l’objet du repas
- dans Cleemy
- et au dos du justificatif papier
Les factures, facturettes et tickets doivent respecter le formalisme légal :
- nom de l’établissement
- numéro SIRET
- mention de la TVA
- montants détaillés
Ticket restaurant
Conformément à la réglementation sociale, chaque repas pris en charge par l’entreprise entraîne la déduction d’un ticket restaurant, y compris pour les collaborateurs internes invités.
Véhicule de services
Signaler toute anomalie rapidement
Les réparations nécessaires doivent être effectuées dans les plus brefs délais, afin d’assurer un usage sûr et conforme.
Contacter les interlocuteurs dédiés
En cas de panne ou de problème technique, deux actions sont indispensables :
- Prévenir le service Moyens Généraux
- Contacter la société de location via la plateforme d’assistance pour organiser un dépannage ou un remorquage si besoin
Il est important de suivre les consignes données par téléphone pour garantir une prise en charge efficace.
Véhicule de courtoisie : règles à connaître
Si le garage propose un véhicule de prêt, il ne doit pas être refusé, sauf certitude qu’il s’agit d’une panne relevant de la garantie constructeur.
Point de vigilance important :
Tout prêt de véhicule doit être signalé immédiatement au service Moyens Généraux, accompagné d’une copie de la carte grise.
Cette étape permet de transférer les garanties auprès de l’assureur. En effet, certaines voitures de courtoisie peuvent entraîner jusqu’à 4 000 € de franchise en cas d’accident.
En cas d’accident : agir vite et transmettre les informations
Déclarer le sinistre rapidement
Si votre état de santé le permet, vous devez :
- Remplir un constat,
- Le transmettre dans les 48 heures au service Moyens Généraux,
- Ou l’envoyer directement à l’assurance si le service est indisponible (coordonnées sur le Mémo assurance du véhicule).
Pour une prise en charge rapide, précisez :
- La date du sinistre ou de la découverte des dommages,
- Le lieu,
- Les circonstances,
- Les dommages constatés.
Cas particulier : le bris de glace
Pour tout dommage type rétroviseur ou pare‑brise :
Rendez-vous directement dans un centre agréé (Carglass, France Pare‑Brise…).
Le remplacement sera effectué et la facture envoyée à l’assurance, qui se chargera du règlement.
En cas d’accident : agir vite et transmettre les informations
Si le véhicule devient inutilisable :
- Contactez la société de location via la plateforme d’assistance (numéro présent dans vos documents).
- Suivez les instructions du loueur pour le dépannage ou le remorquage.
- En cas de besoin, le loueur organise votre rapatriement, en lien avec vous.
Les frais sont pris en charge par l’assurance.
Si vous devez avancer certains montants, ils seront remboursés sur présentation des justificatifs.
Vol, dégradations et vigilance : protéger le véhicule et vos effets
En cas de dégradation ou de sinistre, prévenez le service Moyens Généraux central dès que possible.
Cette étape est indispensable pour lancer les démarches auprès des assurances, avant toute décision de remise en état.
Pour éviter le vandalisme
Le collaborateur s’engage à :
- Ne laisser aucun matériel visible dans le véhicule (ordinateur, téléphone, outillage, appareils divers…),
- Ne rien cacher sous un siège ou derrière un appuie‑tête,
- Ranger tout matériel dans le coffre, ou mieux, le retirer du véhicule si possible,
- Le faire avant d’arriver à destination pour éviter d’ouvrir le coffre sur place.
Ces réflexes simples permettent de réduire fortement le risque d’effraction.
Tout changement de véhicule, quel qu’en soit le motif, entraîne la restitution du modèle précédent. Celle-ci a lieu au moment de la livraison du nouveau véhicule.
Pour que la procédure se déroule sans difficulté, voici les points essentiels à respecter.
Les documents à remettre au garage
Lors de la restitution, le collaborateur doit s’assurer de remettre :
- Le carnet d’entretien du véhicule,
- La clé principale et son double.
Le carnet d’entretien doit être dans le véhicule.
Celui-ci doit être rendu aussi propre que possible, intérieur comme extérieur, afin d’éviter des frais de remise en état.
Le procès-verbal de restitution
Le PV de restitution doit être :
- Rempli par le collaborateur,
- Transmis à la Direction Générale,
- Accompagné des documents suivants :
- La pochette contenant la carte grise,
- La carte carburant.
Ce dossier doit être envoyé dès la remise du véhicule, et au plus tard le lendemain.
Respect du Code de la route
Responsabilité en cas d’infraction
➤ Véhicule de service
Pour les véhicules de service, les conducteurs restent civilement et pénalement responsables de toutes les infractions commises pendant leurs déplacements professionnels.
➤ Véhicule de fonction
Pour les véhicules de fonction, cette responsabilité s’applique aux trajets professionnels comme privés.
Comment sont traitées les amendes ?
La société reçoit du loueur l’ensemble des avis d’infractions liés aux véhicules mis à disposition. En cas d’amende, l’avis est d’abord adressé au représentant légal de l’entreprise, qui dispose de 45 jours pour déclarer l’identité du conducteur.
Cette démarche se fait via le formulaire de requête en exonération sur : www.antai.gouv.fr
Le représentant légal doit renseigner :
- le nom du conducteur,
- son adresse,
- la référence de son permis de conduire.
Le collaborateur concerné reçoit ensuite un nouvel avis de contravention :
- d’abord par mail,
- puis, en cas de non‑ouverture sous 8 jours, par courrier à son domicile. Il bénéficie alors d’un nouveau délai de 30 jours pour régler l’amende.
Vélos électriques de service : l’essentiel à connaître
La réservation est obligatoire via le calendrier Outlook (un calendrier par vélo).
Les vélos sont prioritairement dédiés aux trajets professionnels.
Possibilité de les utiliser pour les trajets domicile–travail en fin de journée, si un vélo est disponible.
Aucune réservation le week‑end. Tous les vélos doivent être rendus le vendredi soir.
À l’accueil, vous récupérez :
- Le casque
- Le cadenas
- Le gilet
- La batterie et son chargeur
Les vélos sont stationnés dans le local vélo (Gravity, niveau -1).
Pensez à récupérer les clés la veille si vous partez tôt le matin.
Le Code de la route s’applique aux vélos.
Les angles morts représentent un danger important : gardez vos distances avec les bus et poids lourds.
Pas d’écouteurs : ils sont interdits.
En cas d’amende, le paiement est à la charge du collaborateur.
Si la batterie est à moins de 20 %, déposez‑la à l’accueil pour qu’elle soit rechargée.
Informez l’accueil dès qu’une détérioration est constatée, même légère.
Le service Moyens Généraux prendra le relais pour le suivi.
Les vélos sont assurés pour :
- La casse,
- Le vol,
… uniquement dans le cadre des déplacements professionnels.
Carte carburant : les règles à respecter
Une carte liée au véhicule
- La carte carburant est strictement associée au véhicule confié.
- Elle ne peut être utilisée que pour ce véhicule.
Justificatifs et suivi
- Le collaborateur doit conserver tous les tickets de carburant comme justificatifs.
- À chaque passage en station, il s'engage à saisir le kilométrage du véhicule.
Confidentialité du code
- Le code de la carte est confidentiel.
- Il ne doit jamais être communiqué à un tiers, sous aucun prétexte
Rappel important pour le mois d’août
- L’utilisation de la carte carburant est interdite au mois d’août,
- Sauf pour les véhicules de service des ADB, qui restent autorisés.
